Nie było to typowe zlecenie. Klient nie zamawiał do nowej siedziby wszystkich nowych mebli. Część wyposażenia została przetransportowana ze starego biura. Naszym zadaniem było stworzenie docelowej wizji aranżacji biura, a także dostarczenie wyposażenia do kilku pomieszczeń: recepcji, sal konferencyjnych oraz częściowo kuchni. Ale co najważniejsze, to właśnie naszym zadaniem było przeprowadzenie przeprowadzki do nowego biura.

WYŚCIG Z CZASEM

Lista ofert przygotowanych przez konkurencję została już zatwierdzona do przekazania osobom decyzyjnym. Właśnie wtedy dowiedzieliśmy się o planowanej przez naszego Klienta przeprowadzce do nowego biura. Okazało się, że w drodze wyjątku możemy złożyć również naszą ofertę, jeśli zrobimy to bardzo szybko. Początkowo przygotowana przez nas koncepcja nowego biura miała być traktowana jako pomysł rezerwowy – na wypadek gdyby rozwiązania przygotowane przez konkurencję okazały się nie spełniać oczekiwań Klienta.

Przygotowaliśmy koncepcję aranżacji biura i umówiliśmy się na spotkanie. Przedstawiliśmy nasz pomysł, opowiedzieliśmy o naszym doświadczeniu i dotychczasowych realizacjach. Okazało się, że Klient jest bardzo pozytywnie zaskoczony naszą znajomością zagadnienia oraz umiejętnością przystosowania się do potrzeb zamawiającego, a naszą prezentację uznał za najlepszą i zaprosił na drugie spotkanie. Na kolejnym spotkaniu rozmowy dotyczyły stricte aranżacji biura – otrzymaliśmy szereg bardzo cennych informacji dotyczących projektu, dzięki którym mogliśmy dokonać szczegółowego przeglądu asortymentu i dopasować ofertę do indywidualnych potrzeb firmy. Zrobiliśmy to na tyle skutecznie, że na ostatniej prostej wyprzedziliśmy wszystkich konkurentów i po załatwieniu wszystkich spraw formalnych (między innymi potwierdzeniu wszystkiego przez zagraniczną centralę naszego Klienta) zostaliśmy dodani do systemu jako nowy dostawca i mogliśmy rozpocząć prace nad przeprowadzką do nowego biura, a także nad jego koncepcją i wyposażeniem.

PRZEWAGI KONKURECYJNE

O tym dlaczego to właśnie nasza firma została wybrana do realizacji zlecenia dowiedzieliśmy się bezpośrednio od Klienta. Naszym największym atutem okazała się kompleksowość oferty. To bardzo ważne, że potrafimy stworzyć koncepcję aranżacji oraz przeprowadzić Zleceniodawcę przez cały proces niejako „za rękę”. Potrafimy też naszych Klientów przeprowadzić do nowego biura, w sensie dosłownym. Dobrze zorganizowany transport wyposażenie ze starego biura do nowej siedziby, to bardzo ważne atut. W tym przypadku było to 316 stanowisk roboczych, których przeniesienie do nowego biura wraz z podłączeniem całego niezbędnego okablowania zajęło nam raptem dwa i pół dnia. W tym czasie równolegle montowaliśmy nowe wyposażenie, w związku z czym cała przeprowadzka do nowego biura odbyła się błyskawicznie.

Klient cenił sobie również naszą elastyczność – potrafiliśmy zaproponować niestandardowe rozwiązania (na przykład stoły z uchylnym blatem) oraz adaptować je (jak chociażby kolorystyka mebli i kształt znakowania na szybach zgodne z systemem identyfikacji wizualnej marki), przez co wygląd całego biura był bardzo spójny bez względu na to, czy w niektórych jego częściach wybieraliśmy opcje bardziej budżetowe, czy te z wyższej półki. Zawsze dawaliśmy też możliwość wyboru spośród kilku opcji – na przykład dostarczyliśmy do testowania aż dziesięć różnych siedzisk, zanim klient zdecydował się na jedno z nich.

Nie bez znaczenia przy ostatecznym wyborze była też rzecz jasna cena – nasza była zdecydowanie najbardziej atrakcyjna, zwłaszcza biorąc pod uwagę szereg dodatkowych benefitów, takich jak wsparcie architekta, czy transport starych mebli do nowej siedziby.

NA OSTATNIEJ PROSTEJ

Co prawda nasz Zleceniodawca był zachwycony możliwością powierzenia nam całościowej aranżacji poszczególnych pomieszczeń, zawierającej zaprojektowanie i dostarczenie takich elementów jak wykładziny, lampy, ścianki działowe, znakowanie czy zieleń. Był też pod dużym wrażeniem szybkiego tempa prac i bezproblemowej komunikacji. Trzeba jednak przyznać, że Klient był bardzo wymagający – oczekiwał od nas częstszego kontaktu i więcej wsparcia merytorycznego niż to zazwyczaj ma miejsce. Prosił również o dostarczenie kilku rozwiązań dotyczących jednego elementu, w celu przetestowania i wspólnego wybrania najlepszej opcji. Cała współpraca choć wymagająca, to przebiegała w bardzo miłej atmosferze.

Nie obyło się też, bez niespodziewanych trudności. Pewnym utrudnieniem okazało się niewykonanie przez firmę budowlaną odpowiednich przyłączy prądu przy recepcji, co jednak szybko zostało naprawione. Mieliśmy również mały incydent związany z dostawą krzeseł z Hiszpanii – kilka z nich zostało uszkodzone w czasie transportu. Na szczęście jesteśmy przygotowani na takie przypadki i mamy zawsze w magazynie pewną ilość zapasowego asortymentu. Dzięki temu cały projekt został bez problemu zakończony w zakładanym terminie.

Tak duże zlecenie, nigdy nie jest łatwym zadaniem – zwłaszcza, jeśli wymaga ono skoordynowania działań związanych z transportem starego sprzętu, jego uzupełnieniem i montażem zupełnie nowych elementów. W tej sytuacji jednak, dzięki naszemu dużemu doświadczeniu, wszystko przebiegło bez większych komplikacji. Stworzenie koncepcji nowego miejsca pracy, przeprowadzka do nowego biura i wyposażanie części z pomieszczeń nowymi meblami, zostały zakończone sukcesem!