Idealnie zaaranżowana przestrzeń biurowa realizuje sprzeczne czasem potrzeby. Ułatwia komunikację, przepływ informacji i dokumentów wypływające z pracy w grupie, a zarazem daje poczucie intymności, niezbędne do zadań, wymagających skupienia. Pozwala się wyłączyć na czas ich realizacji i ponownie płynnie włączyć do pracy w zespole. Jak to osiągnąć?

Rozplanowanie przestrzeni

Biuro na planie otwartym może zapewniać intymność niezbędną do osiągnięcia koncentracji na zadaniach. Przegrody, szafy i szafki, a nawet ekran tną przestrzeń i osłaniają pracujących w niej ludzi. Nie do przecenienia jest też rola roślin: dodają przytulności, poprawiają jakość powietrza i ogólną atmosferę.

Liczebność i charakter zadań poszczególnych zespołów, rodzaj powiązań między nimi, styl zarządzania w firmie – wszystkie te dane w głowie projektanta przekształcają się w konkretne miejsca w przestrzeni. Co wie dobry projektant? Choćby to, że stanowiska pracy nie powinny znajdować się zbyt blisko siebie, bo czasem dwóch pracowników więcej na określonej przestrzeni wpłynie negatywnie na pracę całego zespołu. Również rozplanowanie ciągów komunikacyjnych ma niebagatelne znaczenie dla jakości i wydajności pracy.

Zapamiętaj: Przepisy określają, że na każdego pracownika, w pomieszczeniu, w którym pracuje z innymi, powinno przypadać min. 13 m³ objętości pomieszczenia, z czego 2m² niezajętej przestrzeni na podłodze i 3 m wysokości pomieszczenia.  Odległości zaś między:

• sąsiednimi monitorami powinny wynosić co najmniej 0,6 m,
• pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora – co najmniej 0,8 m.

Projektowanie przestrzeni jest jak rozpisanie makiety skomplikowanego mechanizmu, którego najważniejszym elementem i siłą zamachową jest żywy, dynamiczny zespół ludzki – zbiór indywidualności i zmiennych relacji między nimi. Z tego zresztą wynikają kolejne ważne czynniki, czyli zaspokojenie potrzeby intymności oraz idące za tym zróżnicowanie przestrzeni biurowej.

Który zespół powinien pracować razem, a komu należy zapewnić wręcz osobne pokoje? Jak zapewnić odpowiednie warunki pracy tym, którzy wylądują w open-space? 

W pracy, a jednak intymnie

Brak intymności to jedna z największych zmor pracowników open-space’ów i większych pomieszczeń biurowych. Do spółki z hałasem odpowiada za problemy z koncentracją. Spędzanie co najmniej ośmiu godzin dziennie pod obserwacją szefa i na widoku współpracowników to dla wielu trudne, a nawet bolesne doświadczenie.

Z wyczuciem zaprojektowana przestrzeń oraz umiejętnie dobrane wyposażenie pozwalają ograniczyć dyskomfort i ułatwić skupienie nad zadaniami.

Pierwszą kwestią, już poruszaną w tym artykule, jest zachowanie odpowiednich przestrzeni między biurkami i stanowiskami pracy, a także odpowiednie ich usytuowanie względem ciągów komunikacyjnych.

Ważnym elementem są przegrody: mobilne panele wolnostojące umiejscowione w sąsiedztwie stanowisk pracy, a także ekrany nabiurkowe dzielące przestrzeń między pracownikami. Choć częściowe osłonięcie przed wzrokiem współpracowników pozwala na osiągnięcie znacznie wyższego poziomu koncentracji, ograniczenie stresu i nieporównywalne podniesienie komfortu pracy.

Zastosowanie przegród zwiększa intymność i poprawia akustykę. Na tę ostatnią znacząco wpływają panele sufitowe i miękka wykładzina podłogowa.

Doskonałym sposobem na stworzenie dającej intymność przegrody, jest stworzenie tzw. zielonej ściany. Do jej wykonania można wykorzystać gęste pnącza, jak hoja, albo zróżnicowanej wysokości rośliny o gęstym ulistnieniu. Taka ściana ma dodatkowe zalety – łatwo ją przearanżować, a nawet przenieść w inne miejsce. Dodatkowo poprawia atmosferę i czystość powietrza w pomieszczeniu. Koi oczy zmęczone wpatrywaniem się w monitor.

Zróżnicowanie wyposażenia

Charakter pracy na przestrzeni ostatnich dwóch dekad zmienił się diametralnie. Od pracowników na różnych stanowiskach wymaga się w dużo większym, a nawet coraz większym zakresie: umiejętności pracy koncepcyjnej, generowania nietuzinkowych rozwiązań. Za to nadal biznes uczy się prostej zależności: jeśli żądasz kreatywności, stwórz do niej warunki.

Nie wystarczy postawić stół, czy biurka. W nowoczesnych przestrzeniach biurowych aranżuje się miejsca pracy zespołowej, ale też odosobnienia, pokoje cichej pracy, budki telefoniczne do intymnych rozmów, czy niewielkie dźwiękoszczelne boksy, spełniające warunki mini sal konferencyjnych.  Choć otwarte przestrzenie wydają się dawać wiele korzyści, mają co najmniej tyleż wad. Pracownicy umysłowi potrzebuję miejsca umożliwiającego realizację pojedynczych zadań. Dlatego też w trendach w aranżacji przestrzeni biurowych coraz więcej jest ścian, choćby przeszklonych.

Szklane tafle ścian, dużo cieńsze od murowanych, czy nawet szkieletowych, doskonale zatrzymują dźwięki, nie ograniczając przy tym światła.

Znaczenie ma też umeblowanie. Oprócz krzeseł  wstawia się pufy, kanapy i wygodne fotele z wysokimi kubełkowymi oparciami. Zdarzają się i hamaki w wyciszonych pomieszczeniach. Strefa relaksu to niewielki wydatek wobec skali korzyści, jakie czerpać może firma z tego, że choćby przez pół godziny dziennie mózgi pracowników oderwą się od biurka. Oczywiście, jeśli oprócz sprzętu, nie zabraknie atmosfery przyzwolenia i zrozumienia, że przerwy w pracy to mus, a nie zbytek.

Huśtawki dla dorosłych? Jak najbardziej. Strefa chillout jest po to, żeby zmienić perspektywę i naładować baterie. A korzyści z łagodnego bujania znane są nie od dziś…

Ciche biuro, bo hałas zabija

Jednym z najważniejszych czynników wpływających na komfort i jakość pracy jest akustyka. Naukowcy z  Uniwersytetu w Sydney, Jungsoo Kim i Richard de Dear już w 2013 roku opublikowali wyniki badań przeprowadzonych na 42 700 pracownikach biur.  Jednym z najważniejszych wniosków jest taki, że w biurach typu open space utrata produktywności pracowników z powodu hałasu jest dwukrotnie większa niż w gabinetach.

Za problemami w koncentracją idą problemy zdrowotne – od napięć wynikających z długotrwałego stresu, po zawały serca, czy nowotwory. Jak temu zaradzić?

Rozwiązaniem jest umiejętne zastosowanie różnego rodzaju elementów i materiałów akustycznych. Do dyspozycji mamy:

• dywanowe wykładziny podłogowe pochłaniające dźwięk;
• ekrany akustyczne o wysokich parametrach pochłaniania dźwięku;
• dźwiękoszczelne ścianki działowe do dzielenia przestrzeni biurowej ze szkła i aluminium;
• pochłaniające dźwięk sufity;
• panele ścienne rozpraszające fale dźwiękowe;
• zielone ściany z mchu niwelujące hałas;
• maty i taśmy wygłuszające,
• mechanizmy cichego domykania szuflad i drzwi meblowych;
• pochłaniające dźwięk fronty mebli;
• farby akustyczne.

Ciche biuro uzyskamy łącząc ze sobą jak największą ilości powyższych rozwiązań. A cisza, intymność i możliwość zmiany perspektywy, to niezbędny miks do wydajnej i satysfakcjonującej pracy.

Miękka wykładzina wycisza odgłosy kroków i odsuwanych foteli, zaś tapicerowane przegrody dają poczucie intymności i chłoną dźwięki klawiatury.