Aranżacja biura miała miejsce w Warszawie. Były to wnętrza nowoczesnego biurowca, zaprojektowanego przez wybrane wcześniej biuro projektowe. Przedsięwzięcie prowadził Kazimierz Jastrzębski – prezes Office Plus – wraz z jednym z menadżerów, odpowiedzialnym za kluczowych klientów warszawskiego oddziału naszej Firmy.

Dlaczego realizację powierzono naszej Firmie?

Potrzeba wyposażenia powierzchni biurowych w meble wynikała ze zmiany siedziby głównej Inwestora. Przeprowadzając się do nowoczesnego biurowca, wydawnictwo wyszło naprzeciw zapotrzebowaniu kadr na dodatkowe stanowiska robocze, rozlokowane na 4 piętrach obiektu.

Prace stawiały wysokie wymagania pod względem rozwiązań meblowych. Wpływała na to duża liczba pracowników i stosunkowo niewielka przestrzeń, dostępna na piętrach biurowa. Pomimo ograniczeń, w obiekcie należało „zmieścić” blisko dwieście stanowisk roboczych, równocześnie zapewniając użytkownikom optymalny komfort. Oferowane przez nas meble biurowe, spełniły najwyższe standardy i oczekiwania pracowni projektowej.

Nawiązanie współpracy z Inwestorem odbyło się na podstawie konkursu ofert, w którym obok nas wzięło udział jeszcze dwóch oferentów. O wyborze wykonawcy zadecydować miały też prezentacje rozwiązań biurowych każdej z firm, czyli tzw. mock-up. Ten odbył się na terenie niewykończonego biura. W jego trakcie, oferenci – my również – prezentowali estetykę, jakość wykonania i funkcjonalność swoich systemów, dając Inwestorowi możliwość bezpośredniego zapoznania się z oferowanymi produktami.

Nasza Firma zaproponowała bardzo nowoczesne meble biurowe, bez których racjonalne wykorzystanie przestrzeni byłoby trudne do osiągnięcia. Były to m.in. kompaktowe układy benchowe z przesuwnym blatem oraz łatwo dostępnym kanałem kablowym po wewnętrznej stronie biurka. Oba rozwiązania zapewniają pracownikowi wydawnictwa, korzystającemu głównie z komputera stacjonarnego lub laptopa, optymalny komfort i ergonomię. Nasze układy benchowe dają też możliwość łączenia w rzędy stanowisk roboczych dla sześciu, a nawet – jak w tym przypadku – dla dziesięciu osób. Wchodzące w skład układów biurka, wsparte są na kontenerach, przy tym, każdy kontener przewidziany jest dla dwóch pracowników – dwie górne szuflady dla jednej osoby, dwie dolne, dla drugiej. Szuflady wyposażone są w oddzielne zamki na klucz. Mniej kontenerów oznacza, więcej miejsca pod biurkami, stąd każde z nich mogło być mniejsze, czyli węższe i krótsze.

Innym czynnikiem wyboru naszej Firmy na wykonawcę inwestycji było to, że zobowiązaliśmy się do dostarczenia wszystkich mebli biurowych wchodzących w skład realizacji w krótkim terminie. Taką możliwość daje nam zautomatyzowany proces produkcji, w którym każdy element mebli wytwarzany jest w jednym miejscu, i niezależnie od podwykonawców. To z kolei bardzo skutecznie eliminuje ryzyko opóźnień.

Należy dodać, że w trakcie rozmów handlowych naszą siedzibę główną, a także zaplecze produkcyjne, odwiedził przedstawiciel zarządu wydawnictwa. Zarówno nasze biuro, jak i w pełni zautomatyzowana linia technologiczna do produkcji mebli, zrobiły na Nim duże wrażenie.

Co było przedmiotem zamówienia?

Przedmiotem zamówienia było wyposażenie meblowe do blisko dwustu stanowisk roboczych. Ponadto realizacja objęła urządzenie pięciu kuchni; pomieszczeń socjalnych i sal konferencyjnych (110 miejsc siedzących). Dostarczyliśmy również szafy z drzwiami żaluzjowymi, oraz garderoby wykonane na indywidualne zamówienie pod wymiar. Zastosowaliśmy w nich, tzw. puzon, zamiast drążka, eliminując ograniczenie wynikające z niewielkiej głębokości wnęk. Częścią inwestycji było też wyposażenie dwóch recepcji biurowych. Jedna z lad wykorzystanych do tego celu została zaprojektowana od samego początku przez architekta pracowni projektowej.

Oprócz wyżej wspomnianych, zamówienie objęło wykonanie elementów strefy Hot-zone, zlokalizowanej na parterze budynku; oddzielonej od przestrzeni publicznej szklanymi taflami. Dzięki temu rozwiązaniu, osoby przechodzące obok budynku siedziby naszego Klienta, mogą zajrzeć do wnętrza, i zobaczyć pracowników podczas codziennych czynności. W centralnej części pomieszczenia strefy Hot-zone usytuowane zostało efektownie prezentujące się stanowisko robocze dla ośmiu osób, o okrągłym kształcie, zaprojektowane i wykonane pod indywidualne zamówienie Inwestora.

Pokonane trudności

Urządzane przez nas biuro znajdowało się na parterze, pierwszym, drugim, oraz siódmym piętrze budynku. Problemem z którym niespodziewanie zderzyliśmy się na początku prac, było niedogodne rozmieszczenie przyłączy podłogowych, czyli tzw. floorboxów. Musieliśmy się do niego dostosować, znajdując takie rozwiązanie, które spowoduje, że kontenery wspierające blaty biurek, nie będą zasłaniały do nich dostępu.

Braliśmy pod uwagę kilka pomysłów, m.in wyjmowaną szufladę w dnie kontenera, z czego ostatecznie zrezygnowaliśmy na rzecz podniesienia konstrukcji całego układu benchowego. W ten sposób zmniejszyliśmy wielkość kontenera, co umożliwiło nam postawienie go na wyższych stopkach. Przed montażem, na terenie obiektu pojawili się nasi serwisanci, wraz z informatykami wydawnictwa, którzy próbnie przyłączyli kable do floorboxów, by ustalić prawidłową wysokość stopek. I tak problem zastał definitywnie wyeliminowany.

Aranżacja biura – podsumowanie realizacji

Pierwszy kontakt z Inwestorem nawiązaliśmy we wrześniu 2013 roku, natomiast montaż mebli zakończył się zgodnie z terminem przewidzianym w umowie, czyli z końcem kwietnia 2014 roku.

W ciągu trzech tygodni zmontowaliśmy i zainstalowaliśmy wszystkie meble katalogowe, natomiast kolejne dwa tygodnie zajęła nam instalacja mebli zaprojektowanych i wykonanych pod indywidualne zamówienie Inwestora przez pracownię projektową.

Aranżacja biura została przez nas oceniona na średnio trudną przede wszystkim, ze względu na niedogodności wynikające z układu przyłączy podłogowych w pomieszczeniach biurowych. Natomiast zakres inwestycji w sensie ilościowym (asortyment mebli) i powierzchniowym (4 piętra biurowca), opanowaliśmy logistycznie i organizacyjnie bez najmniejszych kłopotów.