Naszym Klientem była Firma z branży farmaceutycznej, która prowadzi z nami współpracę już od 8 lat chętnie zdając się na nasze doświadczenie w projektowaniu i urządzaniu przestrzeni biurowych dla pracowników. Tym razem wykonywana była przez nas aranżacja biura, przy okazji zmiany siedziby Firmy naszego Klienta. Poznaj więcej szczegółów tej realizacji.

Poza fizycznym urządzeniem biura, Klient oczekiwał od Nas również wsparcia w wyborze optymalnego asortymentu mebli, a także pomocy w aranżacji wnętrz obiektu, w przygotowanie której zaangażowaliśmy naszego architekta. Tym samym, w skład zlecenia weszło także wykonanie dokumentacji projektowej. Ostatecznie, przy naszym wsparciu przedstawiciel Firmy Klienta, odpowiedzialny za pilotowanie inwestycji, zdecydował się na konkretne kolekcje mebli, w ramach których wskazano: biurka, szafy, stoliki okolicznościowe, stoły konferencyjne wraz z krzesłami, stoliki z kanapami wypoczynkowymi i hokery. Zlecenie objęło także przygotowanie dedykowanych mebli pod wymiar, takich jak: lada recepcyjna, regał na segregatory z logotypem Firmy, półki na nagrody z podświetleniem, panel TV, szafy wnękowe oraz stanowiska komputerowe.

Aranżacja biura w nowej siedzibie. Na życzenie Klienta, wykorzystana została również część mebli z poprzedniego biura.

Jakie usługi weszły w skład zlecenia?

W naszej Firmie posiadamy wypracowane stałe procedury obsługi klientów, dzięki czemu proces realizacji zleceń odbywa się szybciej, sprawniej i z zachowaniem wszystkich reguł naszej polityki jakości. Również w przypadku tego Klienta, nasza współpraca przebiegała według następujących etapów:

• Uruchomiliśmy proces sprzedażowy, w trakcie którego przeanalizowaliśmy wraz z Klientem jego potrzeby. Usługa ułatwiła określenie jego oczekiwań, a nawet wytypowanie nowych potrzeb, których nasz Zleceniodawca nie brał dotychczas pod uwagę.
• Wykonaliśmy wstępną aranżację powierzchni biurowej na zasadzie opracowania koncepcji z możliwością wprowadzania do niej zmian, przed ostatecznym wyborem docelowej aranżacji.
• W oparciu o ustalenia, które przyjęliśmy w trakcie wspólnych konsultacji, przygotowaliśmy oferty cenowe precyzujące dokładne koszty inwestycji.
• Nasi Zleceniodawcy korzystają z możliwości obejrzenia wybranego przez siebie asortymentu mebli w gotowej aranżacji. Tak też było w tym przypadku – zaprosiliśmy naszego Klienta do zaprzyjaźnionego właściciela biura, w którym można było obejrzeć poszczególne modele mebli.
• W skład naszych usług wchodzi współpraca z architektem, który zajmuje się zaprojektowaniem dedykowanych mebli na zamówienie, a także pomocą w doborze akcesoriów oraz optymalnego do oczekiwań Klienta asortymentu mebli katalogowych. Opisywane zlecenie objęło również wsparcie w tym zakresie.
• Koordynacja realizacji zamówienia na wszystkich etapach – od momentu wysłania zlecenia do fabryk i ustalenia terminów logistycznych, po koordynację prac ekipy montażowo-serwisowej, tak by wszystkie działania odbywały się ściśle według ustaleń zawartych w dokumentacji projektowej.
• Podpisanie protokołu odbioru po wykonaniu zlecenia. Odbyło się w obecności Klienta i naszego specjalisty pilotującego przebieg realizacji na wszystkich etapach. W razie ewentualnych reklamacji w trakcie odbioru, usuwamy je od ręki.

Aranżacja biura – opis prac na terenie firmy

Pierwsze rozmowy na temat zmiany biura rozpoczęły się w sierpniu 2012 roku. Klient zgłosił się do nas ponownie w styczniu 2013 roku, z dokładnym terminem przeprowadzki wyznaczonym na marzec tego samego roku. Zatem, wszystkie prace nad zleceniem, od pierwszego po ostatni etap realizacji, zajęły nam niecałe trzy miesiące. W tym, sam montaż mebli z urządzeniem biura trwały trzy dni – poniżej opisujemy przebieg.

Dzień pierwszy (czwartek, 14 marca 2013 r.)

Nowe biuro naszego Klienta mieści się w niedawno oddanym do użytku prestiżowym biurowcu, znajdującym się w jednej z centralnych dzielnic Warszawy. W tym miejscu przeprowadziliśmy kompleksową aranżację kilkusetmetrowej przestrzeni biurowej wraz z przygotowaniem wydzielonych wnętrz o różnym przeznaczeniu, w tym gabinetu prezesa i recepcji.

Budynek biurowy na zewnątrz

Przykłady pomieszczeń biurowych wewnątrz obiektu przed wykonaniem aranżacji

Realizacja odbywała się jednocześnie na dwóch poziomach budynku – na parterze i na piętrze. Prowadzeniem zlecenia (nadzorem) ze strony naszej Firmy zajmowały się dwie osoby, które w tym dniu oddelegowane zostały do przyszłej siedziby Klienta wraz z ekipą montażowo-serwisową. Pierwsze rozłożone meble dotarły na miejsce już o 7.00 rano, a kolejna partia o godzinie 10.00. W sumie asortyment mieścił się na dwóch samochodach ciężarowych, które zostały załadowane w magazynie Office Plus, mieszczącym się kilkanaście kilometrów od centrum Warszawy. Natychmiast zajęliśmy się rozładunkiem i wniesieniem mebli do wnętrz. Nowoczesny biurowiec jest wyposażony w obszerne windy, co ułatwiło nam transport na piętro. Jak wyżej wspomniano, meble w magazynie przechowywane są w postaci niezłożonej i znajdują się w oddzielnych opakowaniach przeznaczonych do bezpiecznego przewozu.

Zestawy składają się z dziesiątków elementów i wwożone są na teren urządzanego biura w partiach, w określonym porządku – najpierw na piętro, gdzie zostały wyselekcjonowane i dopiero potem ekipa zwiozła część asortymentu przewidzianego w projekcie na parter. Dzięki temu, montaż na terenie obiektu odbywa się bez bałaganu, sprawnie, szybko i dokładnie. Należy dodać, że na terenie biurowca w tym samym czasie znajdowały się inne ekipy prowadzące prace wykończeniowe (przewody, wykładziny, itp.), co zawsze stawia przed pracownikami naszego serwisu dodatkowe wymagania organizacyjne. Jednak, już o godzinie 12.00 cały asortyment czekał na piętrze gotowy do selekcji i montażu.

Cały pierwszy dzień wypełnił nam przewóz, wniesienie zestawów meblowych do obiektu oraz ich montaż. Operacja trwała od godziny 7.00 do 21.00.

Dzień drugi (piątek, 15 marca 2013 r.)

Dzień wcześniej, zgodnie z harmonogramem zlecenia, złożona została większość mebli, stąd drugiego dnia lwią część prac wypełniło ich rozmieszczenie na terenie obiektu biurowego zgodnie z wytycznymi projektu aranżacji opracowanego przez naszego architekta. Niektóre meble wymagały oddzielnego złożenia w poszczególnych pomieszczeniach, jak np. w gabinecie prezesa, sali konferencyjnej czy recepcji. I w tym przypadku nastąpiła pewna zmiana. W miejscu prac odwiedził nas oddelegowany przedstawiciel Firmy Klienta, z prośbą o zmianę ustawienia mebli w jednym z pomieszczeń, którą omówiliśmy i wykonaliśmy praktycznie od ręki.

Wszystkie opakowania kartonowe po zestawach meblowych, zgodnie z naszym obowiązkiem, we własnym zakresie usuwamy z obiektu, zabieramy z powrotem do siedzimy Firmy i przekazujemy do profesjonalnej utylizacji lub recyclingu.

Również w czwartek został przeprowadzony montaż szaf wnękowych, które zawsze wykonujemy według indywidualnych projektów, ze względu na:

• wymiary przestrzeni do zabudowy dostępne w pomieszczeniach biurowych;
• wygląd wnętrz;
• wygląd pozostałych mebli;
• potrzeby funkcjonalne Klienta;

Mogą być to np. szafy z drzwiami składanymi lub skrzydłowymi, z różnych materiałów, i o różnych kolorach, ilości półek, szuflad itp.

Dzień trzeci (sobota, 16 marca 2013 r.)

Tego dnia wykonaliśmy ostateczny rozstaw nowych mebli we wszystkich docelowych pomieszczeniach, wraz z meblami pochodzącymi z uprzedniej siedziby Firmy naszego Klienta, które również weszły w skład aranżacji wykonanej przez naszego architekta.

Tym razem, nie obyło się bez niespodzianki. W jednym z kilkudziesięciu zestawów, w biurku roboczym, wykryliśmy brak części, który uniemożliwił jego montaż. Natychmiast poinformowaliśmy o tym przedstawiciela Klienta i ustaliliśmy termin reklamacji, który z powodu soboty, musieliśmy przesunąć na sam początek nadchodzącego tygodnia, wraz z którym dostarczyliśmy całkiem nowe biurko z naszego magazynu.

Z racji na dosyć zaawansowany projekt aranżacji gabinetu prezesa, który odbiegał wizualnie i funkcjonalnie od reszty pomieszczeń biurowych, między innymi poprzez wykorzystanie do jego urządzenia oddzielnych mebli, wykonanych pod indywidualne zamówienie, realizację oceniamy jako średnio zaawansowaną pod względem trudności wykonania.