Zlecenie wyposażenia przestronnego biura dla dużej firmy było dla nas z kilku powodów nie lada wyzwaniem. Przede wszystkim musieliśmy sobie poradzić z problemem ułożenia wielu stanowisk pracowniczych na ograniczonym metrażu. Po drugie należało tak zaprojektować przestrzeń, by obawy pracowników odnośnie braku przestrzeni osobistej (przenosili się oni z mniejszych biur do dużych open space’ów) zostały zminimalizowane. Jednakże całe zlecenie zapamiętamy także z uwagi na niecodzienny sposób jego realizacji – nasza oferta pojawiła się w grze tak naprawdę w ostatnim momencie.

Specyfika zlecenia

W momencie, gdy dowiedzieliśmy się, że trwają przygotowania do aranżacji biura dla dużej firmy (jej siedziba znajdowała się na dwóch piętrach), tak naprawdę kończył się proces składania ofert. Zrobiliśmy jednak wszystko, by stanąć w szranki z naszymi konkurentami i dokonaliśmy rzeczy niebywale trudnej – w piątek dowiedzieliśmy się o przetargu, a już w poniedziałek oferta pojawiła się na stole zarządu firmy.

Musieliśmy przy okazji uwzględnić specyfikę zlecenia. Po pierwsze dowiedzieliśmy się, że pracownicy wcześniej mieli swoje stanowiska umiejscowione w mniejszych, kilkuosobowych pokojach, a teraz mają zostać przeniesieni do obszernych open space’ów. Wielu z nich wyrażało obawy z tym związane – podnosili argumenty braku prywatności, minimalnej przestrzeni osobistej, a także konieczności pracowania w dużym tłoku i hałasie. Dlatego naszym zadaniem, jako firmy aranżującej przestrzeń, było wykreowanie takich stanowisk roboczych i takie rozmieszczenie wszystkich niezbędnych elementów, by osoby znajdujące się we wspólnej przestrzeni poczuły się maksymalnie komfortowo i aby niedogodności związane ze zmianą miejsca i sposobu pracy były dla nich możliwie jak najmniej uciążliwe. Okazało się, że nasz projekt był na tyle interesujący i odpowiadający na faktyczne potrzeby pracowników, że już w środę zostaliśmy zaproszeni do dalszych rozmów. W ciągu tygodnia odbyły się jeszcze dwa spotkania – w tym jedno z zarządem – podczas których zapadły decyzje odnośnie współpracy. Od tego momentu mogliśmy przystąpić do prac projektowych, które trwały trzy tygodnie. Kolejny miesiąc zajęła produkcja mebli, a dwa tygodnie (z uwagi na rozległość zlecenia) ich montaż.

Innowacyjne, spersonalizowane rozwiązania

Wyposażenie biura dla dużej firmy, która dysponuje sporym metrażem, ale również bardzo dużą liczbą pracowników (w projekcie należało uwzględnić aż 300 stanowisk roboczych) było dla nas nie lada wyzwaniem, dlatego postanowiliśmy sięgnąć po kilka nietypowych i dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta rozwiązań.
Przede wszystkim należało sprawić, by w open space pracownicy poczuli się możliwie jak najbardziej komfortowo i aby posiadali nieco własnej, osobistej przestrzeni. Nie było to zadanie łatwe, gdyż stosunek powierzchni do zagospodarowania z liczbą wymaganych biurek nie pozostawiał wielkiego pola manewru. Udało nam się jednak zaprojektować stanowiska wysoce niestandardowe, ergonomiczne, nieznajdujące się w seryjnej produkcji (tworzone na indywidualne zamówienie). Składały się one z:

• Wygodnych, wszechstronnie regulowanych krzeseł z miękkimi podłokietnikami, wyposażonych mechanizm synchro (można dopasować je do wagi użytkownika, by zmniejszyć nacisk na odcinek lędźwiowy kręgosłupa) – rozwiązanie ze średniej półki cenowej.
• Dużych biurek, wyposażonych w specjalny system metalowych klap z kanałem kablowym poziomym (oczekiwania odnośnie klapy i kanału były bardzo jasno sprecyzowane – dział IT klienta przywiązywał do nich duża wagę i brał czynny udział w ich projektowaniu) – służyły one niczym bardziej zaawansowane technologicznie media porty.
• System łatwych w konfiguracji szafek, składający się z dwóch szafek zamykanych na klucz (w tym jedna przy podłodze, mogąca śmiało służyć jako miejsce na obuwie), szuflady i wnęki, które zostały idealnie przygotowane pod wymiar segregatorów i kartek A4 (otrzymaliśmy informację, że w biurze pracownicy przechowują na co dzień bardzo dużo dokumentacji).

Cały system został stworzony w taki sposób, by każdy pracownik posiadał nieco własnej, prywatnej przestrzeni. Po bokach jego stanowisko osłonięte było wspomnianą zabudową z szafek, zaś z przodu akustyczną, tapicerowaną przegrodą.
To jednak nie koniec spersonalizowanych rozwiązań dla tego klienta. W niektórych strefach open space zostały zamontowane również mobilne ścianki działowe, przypominające nieco parawany, które oddzielały od siebie osoby pracujące w różnych działach, a jednocześnie redukowały ogólny, biurowy hałas (na czym bardzo zależało klientowi). Ponadto w kilku obszarach dostarczone zostały przez nas kanapy i stoliki, stanowiące miejsca półformalnych spotkań pracowników – dzięki nim nie było potrzeby, by grupa 3-4 osób zajmowała salę konferencyjną w przypadku konieczności szybkiego przedyskutowania jakiejś sprawy.

Rozległość zlecenia

Poza wyposażeniem wyżej omówionych elementów open space, zostaliśmy również poproszeni o dostarczenie szaf oraz mniejszych szafek archiwizacyjnych. Konieczne było przy tym zaprojektowanie ich niemal od podstaw – bo o ile zwykłe, duże, dwudrzwiowe szafy archiwizacyjne nie stanowiły większego problemu, o tyle istniała jeszcze konieczność zabudowywania ścian nieco mniejszymi szafkami i szufladami, spośród których każda posiadała osobny klucz i była przypisana do konkretnego pracownika. Wiedzieliśmy, że klient posiada swoje wewnętrzne wytyczne dotyczące rozmiarów używanego papieru oraz sposobu jego przetrzymywania i archiwizowania. Na tej podstawie powstał projekt szuflad i szafek z drzwiami przesuwnymi (co zaoszczędziło nieco miejsca), które były dopasowane stricte pod potrzeby tego konkretnego zleceniodawcy – prawdopodobnie nie spełniłyby dobrze swojej roli w żadnym innym pomieszczeniu.

Naszym zadaniem było również wyposażenie sal konferencyjnych i pięciu kuchni. Co ciekawe – we wszystkich pomieszczeniach wspólnych, co do których pracownicy mogli zgłaszać swoje sugestie, zostały ostatecznie zainstalowane krzesła na wysokim stelażu, przypominające nieco wysokością krzesła biurowe. Zarówno w kuchniach pracowniczych, jak i salach konferencyjnych służących do wewnętrznych konsultacji, takie właśnie rozwiązania znalazły swoje zastosowanie.

Praca przy tym zleceniu wyposażenia biura dla dużej firmy, była dla nas nie lada wyzwaniem. Zdążenie na czas z realizacją wszystkich elementów wymagało od nas niejednokrotnie konieczności pracy poza normalnymi godzinami pracy – tym bardziej, że nasza oferta pojawiła się z grze w momencie, gdy firma kończyła nabór propozycji. Ostatecznie jednak udało się stworzyć taką przestrzeń, o jaką chodziło klientowi – godzącą charakterystykę typowego open space, z elementami zachowania prywatności jednostki, przeniesionymi z małego, kilkuosobowego pokoju pracowniczego. Zlecenie to pokazało również, że odpowiednie wsłuchanie się w potrzeby klienta i stworzenie projektu, który wychodzi im naprzeciw, może skutkować pozyskaniem zlecenia – nawet wtedy, gdy nasza oferta pojawia się w ostatniej chwili i gdy nie jest najtańszą propozycją w zestawieniu. A o tym, jak wyglądał efekt finalny, można się przekonać oglądając poniższą galerię zdjęć.