W lutym tego roku sfinalizowaliśmy realizację aranżacji dużego biura dla jednej ze znanych firm branży informatycznej, która jest jednym ze światowych liderów w dziedzinie świadczonych przez siebie usług.

NIEOCZEKIWANE SPOTKANIE

Cała sprawa rozpoczęła się na jednym z nieformalnych spotkań podczas otwarcia Centrum Technologii Informatycznych Politechniki Łódzkiej, które wcześniej wyposażaliśmy. Jednym z zaproszonych gości był przedstawiciel firmy informatycznej, który był pod wielkim wrażeniem aranżacji centrum – zarówno jej zakresu, jakości, jak i krótkiego czasu realizacji. Podczas tego spotkania nawiązaliśmy kontakt, który wkrótce zaowocował zaproszeniem do złożenia oferty na wyposażenie nowych powierzchni dla jego firmy.

Zlecenie to było o tyle wyjątkowe, że szefostwo zdecydowało się na odważny krok i wzięło pod uwagę zmianę dostawcy mebli, z którym współpracowało już od wielu lat. Dotychczasowym dostawcą była znana, globalna firma o silnej marce i inwestor początkowo nie był przekonany czy jesteśmy w stanie zaproponować równie dobre rozwiązania – solidne, lekko wybiegające w przyszłość. Postanowił jednak sprawdzić naszą ofertę. Okazało się, że spotkała się ona z bardzo pozytywnym przyjęciem.

ATUTY OFERTY

Zmiana dostawcy mebli – czym skłoniliśmy klienta? Powodów było kilka. Przede wszystkim bardzo spodobało mu się to, że na podstawie wstępnej koncepcji rozmieszczenia stanowisk przez architekta, zaproponowaliśmy trzy różne rozwiązania aranżacyjne. Jak się okazało były one bardzo ergonomiczne i atrakcyjne cenowo w porównaniu do ofert konkurencji. Ponadto cechowały się wieloma nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi, takimi jak doklejka laserowa czy przesuwne blaty, które dla firmy z branży IT miały nie lada znaczenie, ponieważ pracownicy na swoich stanowiskach muszą mieć nieskrępowany i łatwy dostęp do rozbudowanego okablowania. Warty podkreślenia jest również fakt, że nasze pomysły stanowiły doskonałe uzupełnienie koncepcji architekta. Współpraca z nim przebiegła bardzo dobrze, staraliśmy się wykorzystać swoje wieloletnie doświadczenie i zaproponować kilka niestandardowych opcji, z których większość została uwzględniona. Wszystkie te czynniki spowodowały, że zmiana dostawcy mebli stała się faktem.

TERMINARZ PRAC

Choć oferta została przedstawiona już w czerwcu 2015 roku, umowę na wyposażenie biura podpisaliśmy dopiero w październiku. Było to spowodowane negocjacjami klienta z administratorem budynku, odnośnie wielkości wynajmowanej powierzchni. Ostatecznie klient zdecydował się wynająć całe piętro budynku w centrum warszawy, czyli około 1800 metrów kwadratowych. Oznaczało to też rzecz jasna zmiany pierwotnych koncepcji aranżacyjnych, które jednak były dokonywane na bieżąco i w pełnym porozumieniu z inwestorem oraz architektem.

Same dostawy i montaże mebli miały miejsce dopiero w lutym 2015, a wszystko przez przeciągające się prace adaptacyjne pomieszczenia. Dlatego też gdy firma budowlana skończyła swoją działkę, naszym zadaniem był możliwie jak najszybszy montaż. Bazując na swoim doświadczeniu oszacowaliśmy, że uda nam się zakończyć wszystko w 5 dni – i termin ten, ku wielkiemu zdziwienie i zadowoleniu Klienta, został dotrzymany.

STANOWISKA ROBOCZE

Głównym pomieszczeniem biura był open space, w którym miało się znaleźć ok. 130 stanowisk roboczych, podzielonych na grupy w zależności od zakresu obowiązków poszczególnych pracowników. Z uwagi na tak dużą liczbę osób na jednej powierzchni (na dodatek często rozmawiających telefonicznie lub za pośrednictwem komunikatorów internetowych), istotnym elementem realizacji była akustyka. Dlatego też część każdego stanowiska była wytapicerowana, a szafki posiadały cichy domyk.

KOLORYSTYKA

Kolorystyka całego pomieszczenia utrzymana była w odcieniach niebieskiego i szarości. Same biurka wyposażone zostały w bardzo wygodny system blatów przesuwnych, co daje szybki i łatwy dostęp do kanałów kablowych. Zastosowaliśmy biurka benchowe na jednym stelażu, których rodzaj był ściśle dostosowany do architektury budynku. Dlatego w open space znalazły się układy 2, 4 i 6-cio osobowe, a także równoległe. Każde stanowisko posiadło również swój mobilny kontener.

KOMFORTOWE FOTELE

Warto odnotować fakt, że klient szczególną uwagę zwracał na komfort pracowników, wobec czego zostały zamówione wytrzymałe krzesła na chromowanej podstawie, z bardzo wygodnymi siedziskami i wszechstronną regulacją. A w razie, gdy konkretna osoba pracuje przez większą ilość godzin bez przerwy lub ma problemy z kręgosłupem, klient nie wahał się zamówić krzeseł z dodatkowymi, wzmacniającymi komfort i regulującymi odpowiednia postawę rozwiązaniami (np. z zagłówkami).

POKOJE MANAGERSKIE

Przestrzeń biurowa zawierała też 21 jednoosobowych gabinetów, przeznaczonych dla menedżerów. Co ciekawe – wszyscy pracownicy w firmie (łącznie z kadrą zarządzającą) posiadali stanowiska robocze wyposażone w podobnym standardzie. Tutaj jednak powiększyliśmy nieco powierzchnię roboczą dzięki zastosowaniu L-kształtnych biurek, a także dostarczyliśmy dodatkowe fotele dla gości. Każdy pokój menedżerski posiada też obok drzwi przeszklenie, dzięki czemu można zajrzeć do środka i sprawdzić, czy można wejść bez przeszkadzania w ważnym spotkaniu. To standard, powielany we wszystkich biurach Klienta w tym budynku.

SALE KONFERENCYJNE

Istotnym elementem realizacji jest również wyposażenie sal konferencyjnych. Jest ich tu łącznie 7 – dwie dziesięcioosobowe oraz pięć małych, czteroosobowych, przeznaczonych do doraźnych spotkań wewnętrznych. Z uwagi na charakter pracy w tej branży, czyli dynamiczne, często pilnie zwoływanie narad oraz dużą mobilność pracowników, musieliśmy dostarczyć wygodne fotele na kółkach. One również posiadają regulowane podłokietniki, zwiększające znacznie komfort pracy. Dostarczyliśmy również stoły wyposażone w mediaporty. W salach konferencyjnych pojawia się już więcej koloru pomarańczowego – związanego z logo firmy.

KUCHNIE

Na terenie biura funkcjonuje kilka małych kuchni, utrzymanych w soczystych kolorach. Meble kuchenne zostały dostarczone przez administratora budynku. Naszym zadaniem było dobrać odpowiednie stoły (dedykowane do kuchni, odporne na uszkodzenia mechaniczne) oraz sztaplowane, bardzo łatwe w utrzymaniu w czystości krzesła z elastycznym oparciem. Na uwagę zasługuje ich spójność kolorystyczna z barwą ścian oraz nowoczesne wzornictwo.

INNE POMIESZCZENIA

W obrębie biura znajduje się tez kilka innych, dodatkowych pomieszczeń, takich jak pokój wypoczynku kobiet (przeznaczony w szczególności dla kobiet w ciąży i matek z dziećmi) oraz tzw. pokój demo. Ten ostatni przeznaczono na sprzęt elektroniczny używany w firmie przed laty, co pokazuje jak zmieniała się branża naszego Klienta na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci. Na uwagę załguje też korytarz, który został wyposażony w zabudowane szafy na odzież wierzchnią.

CO BYŁO DLA NAS WYZWANIEM?

Realizacja tego zlecenia dostarczyła nam dużo satysfakcji, jednak nie obyło się bez pewnych trudności i wyzwań. Przede wszystkim niełatwą sytuacją był fakt, że całe wyposażenie po naszej stronie było już gotowe w grudniu 2015 roku, a przez opóźniające się prace adaptacyjne musiało przeleżeć w naszych magazynach aż do lutego 2016. Była to sytuacja o tyle trudna, że grudzień zazwyczaj jest miesiącem, w którym ze względu na koniec roku realizujemy więcej zleceń. Jednak nasi magazynierzy i logistycy spisali się wzorowo, radząc sobie z tym wyzwaniem bez większych komplikacji.

Drugie wyzwanie stanowił sam transport wyposażenia pod wskazany adres. Jak już wspomnieliśmy na montaż mieliśmy tylko 5 dni, a kanały komunikacyjne do biura klienta nie sprzyjały efektywnej pracy. Problemem był już dojazd pod biuro, gdyż miejsce parkingowe było bardzo ograniczone. Transport mebli na 8 piętro za pośrednictwem niewielkiej windy również tworzyło pewne trudności. Jednak ostatecznie udało się wszystko zainstalować w żądanym terminie, bez żadnych reklamacji ze strony Klienta.

ZMIANA DOSTAWCY MEBLI CZASEM SIĘ OPŁACA

Rozumiemy inwestorów, którzy często mają obawy przed zmianą dotychczasowych partnerów biznesowych czy dostawców. Jednak jak pokazuje praktyka czasem tego typu działania przynoszą wymierne korzyści. W tym przypadku klient współpracował z dużą, międzynarodową firmą i miał wątpliwości, czy nawet ogólnopolska Polska firma dostarczająca wyposażenie biur nie podoła zadaniu. Okazało się jednak, że rozwiązania przez nas zaproponowane nie tylko nie odbiegały jakościowo od konkurencji, ale też prześcigały ją w kilku detalach technologicznych i funkcjonalnych (np. przesuwne blaty, co szczególnie zachwyciło inwestora). Dodatkowo nasz koncepcje były bardzo ergonomiczne i miały dużą przewagę cenową.

Na nasza pozycję na rynku wpływa również jakość samego montażu oraz reklamacji. Na każde zgłoszenie niesprawnego sprzętu reagujemy w ciągu 48 godzin i jeśli nie jesteśmy w stanie naprawić go na miejscu – zawsze oferujemy element zastępczy. A żeby uniknąć takich sytuacji przeprowadzamy w ciągu roku nieodpłatne przeglądy dostarczonego sprzętu. Możemy również bardzo szybko doposażyć biuro w żądany element – o naszej elastyczności w tym zakresie może świadczyć fakt, że w trakcie realizacji tego zlecenia koncepcje aranżacyjne się zmieniały (między innymi w związku z powiększającą się powierzchnią do zagospodarowania), a my potrafiliśmy bardzo szybko przystosować do tego swoje koncepcje.