Realizacja wnętrz biurowych w warszawskiej siedzibie naszego Zleceniodawcy to temat poniższego artykułu. Przedstawiamy w nim także przebieg naszych kontaktów z Klientem oraz działań, które poprzedziły wybór naszej Firmy na wykonawcę inwestycji. Z treści dowiesz się m.in., co zadecydowało o tym, że akurat naszej Firmie powierzono to zlecenie.

Pierwszy kontakt z Klientem i początki współpracy

Pierwszy kontakt z naszym Zleceniodawcą nawiązaliśmy pod koniec 2013 roku i – co ciekawe – nie dotyczył on usługi urządzenia wnętrz siedziby Firmy (o czym chcemy szerzej napisać w treści tej realizacji) lecz przeprowadzki. Właśnie przy jej okazji, udało nam się przedstawić naszą ofertę rozwiązań biurowych.

Już wówczas przyszły Klient był na etapie przygotowań do aranżacji swojej nowej siedziby w Warszawie. Posiadał wstępny projekt co było okazją, żeby przedstawić ciekawe rozwiązania, aby biuro uczynić bardziej komfortowym, a pracę w nim bardziej wydajną. Ponadto dołożyliśmy starań, by z bliska zaprezentować wszystkie rozwiązania techniczne naszych mebli, w raz z ich przewagą technologiczną nad innymi produktami dostępnymi na rynku.

W kwietniu 2014 roku przygotowaliśmy więc model próbny fragmentu biura, czyli tzw. mockup, dzięki któremu Klient sam weryfikował zadeklarowane przez nas zalety mebli, korzystając z nich przez umówiony czas. W toku testów i poznawania naszych produktów, pracownicy Firmy odnieśli bardzo pozytywne wrażenia, które spowodowały, że już w następnym miesiącu, czyli w maju, zlecono nam przygotowanie aranżacji otwartej przestrzeni biurowej – tzw. biura typu open space – na 20 stanowisk roboczych w łódzkiej siedzibie jednej ze spółek naszego Klienta.

W aranżacji biura w Łodzi wykorzystaliśmy nowoczesne i funkcjonalne rozwiązania w postaci przesuwanych blatów w biurkach z dostępem do kanałów kablowych, a także szafki w systemie cargo do przechowywania rzeczy osobistych pracowników, które rozdzielały dwa stanowiska robocze, umożliwiając łatwe sięganie do segregatorów z lewej i prawej strony.

Nie obyło się jednak bez niespodzianek. Okazało się, że standardowe kanały kablowe, są zbyt płytkie w stosunku do większych potrzeb tego biura, niż w innych podobnych przypadkach. Wiedząc, że Klient próbuje rozwiązać ten problem na własną rękę, postanowiliśmy zaproponować pomoc, dostarczając spersonalizowane rozwiązanie, które skutecznie wyeliminuje ten problem. Tak też się stało. Zaprojektowaliśmy i wykonaliśmy głębsze kanały tworząc nowy standard na przyszłość, który od czasu tej realizacji określamy nazwą Firmy naszego Klienta.

Ustalanie szczegółów zamówienia 

Efekt aranżacji w Łodzi i pokonane trudności zaowocowały tym, że już pod koniec czerwca rozpoczęliśmy spotkania z Architektem zatrudnionym przez Klienta, by ustalić ostateczną wersję systemów meblowych do nowej siedziby w Warszawie. Na liście przyjętych rozwiązań znalazł się następujący asortyment:

• System do open space z „lewitującym” blatem nad stelażem biurka oraz nogą o przekroju prostokątnym (biały blat, biały stelaż). Dla każdego pracownika kontener mobilny w systemie „cichego biura” (szuflady z systemem płynnego domknięcia, tzw. soft close, podobne do tych stosowanych w najwyższej jakości meblach kuchennych).
• Ten sam system co powyżej, lecz w wersji dla managerów, czyli blat w kolorze „czereśnia” (havana) i biały stelaż, plus perforowana osłona przednia. Wszystkie biurka w gabinetach wyposażono w uchylne przyłącza do urządzeń biurowych (mediaporty). Tutaj dodatkowym wyposażeniem były kontenery mobilne w wersji managerskiej, składające się z trzech modułów: szuflady z dodatkowym piórnikiem, części otwartej i części zamykanej drzwiczkami.
• Dla kadry wyższego szczebla: biurka gabinetowe na chromowanych nogach, z blatem w kolorze „czereśnia” (havana), w których znalazło się ciekawe rozwiązanie, tj. podparcie jednego boku specjalną szafką managerską z szufladami i dwiema częściami – otwartą i zamykaną drzwiczkami.
• Do dużej sali konferencyjnej: stół z trzech modułów w standardzie nóg jak w całym open space (biały blat i biały stelaż). Stół powstał według projektu Architekta. Stoły do małych sal w tym samym standardzie, wszystkie wyposażone w mediaporty.
• Meble uzupełniające: szafki aktowe 3OH z drzwiczkami w systemie „cichego domykania”, z białym korpusem i frontem, oraz wieńcem górnym w kolorze „czereśnia” (havana).
• Siedziska na chromowanych płozach: tapicerka z eko-skóry dla części biurowej, oraz skóry naturalnej dla gabinetów.
• Stoliki z blatem szklanym w gabinetach.
• Kanały kablowe poziome oraz elastyczne „kręgosłupy”.
• Wysokie stoły do zaprojektowanych „budek telefonicznych” (ciekawe rozwiązanie w otwartej przestrzeni biurowej).

Meble, które zaproponowaliśmy, spełniają najwyższe standardy ekologii. Składają się m.in. z płyty sprowadzonej od dostawcy z Niemiec, którą wykonuje się w procesie zrównoważonej produkcji. Jest to wysokiej jakości płyta w klasie E1 (ścieralność jak dla paneli podłogowych) dwustronnie pokryta melaminą o podwyższonej trwałości. Obróbka krawędzi została wykonana przy pomocy najnowocześniejszej technologii laserowej, pozwalającej na łączenie elementów bez użycia kleju.

Wdrożenie aranżacji przestrzeni biurowej w siedzibie głównej

Tym razem – nie inaczej, jak w większości przypadków – naszemu Klientowi wyraźnie zależało na czasie. Termin na realizację usługi był wyjątkowo krótki. Dodatkowo zbiegał się z zaplanowaną wakacyjną przerwa technologiczną linii produkcyjnej, podczas której nie mogliśmy pracować. Wdrożenie realizacji inwestycji musiało nastąpić bardzo szybko, bo niemal z tygodnia na tydzień. I tak też się stało. Dużą w tym zasługę miał sprawny przebieg spotkań z Architektem pracującym z ramienia Zleceniodawcy, który korzystając z naszego doradztwa, w krótkim czasie przygotował projekt optymalnej przestrzeni biura. Trzeba jeszcze nadmienić, że ze względu na niestandardowe parametry mebli część z nich wykonano na indywidualne zamówienie. By je wyprodukować należało przeprogramować cały park maszynowy, co zajmuje dodatkowy czas.

Nie obyło się bez niespodzianek i wyzwań. W dniu montażu mebli okazało się, że stoły w „budkach telefonicznych” zaprojektowanych przez Architekta, zasłaniają włączniki światła, którego wysokość nie została uwzględniona w specyfikacji projektu. Musieliśmy jak najszybciej stanąć na wysokości zadania i wyeliminować problem. W tym samym dniu, w ciągu dwóch godzin udało nam się dociąć nogi z płyty do odpowiedniej wysokości, dokonać obróbki krawędzi i ponownie dostarczyć je do miejsca realizacji inwestycji.

Wyzwaniem, które było nam znane od początku prac przy tej aranżacji biura było opracowanie na nowo stelaży do stanowisk typu bench, tak by ominąć słupy konstrukcyjne, a jednocześnie, by umożliwić blatom swobodne rozsuwanie się. W przeciwnym razie, użytkownik nie miałby dostępu do kanałów kablowych. Pomimo presji terminu i tego, że od strony technicznej zadanie wcale nie było proste, operacja przebiegła bardzo sprawnie. Jesteśmy przyzwyczajeni i przygotowani do podobnych niespodzianek, więc przeprojektowanie konstrukcji przyjęliśmy jako nowe wyzwanie, któremu trzeba stawić czoła.

Charakterystyczna dla tej realizacji była też bardzo duża ilość kabli na terenie biura. Należało je schować tak umiejętnie, by nie utrudnić do nich dostępu, ale jednocześnie, by zachować estetykę wnętrza. Część przykryliśmy specjalnymi osłonami, a część wprowadziliśmy do kręgosłupów kablowych, osiągając wymagany przez Inwestora i Architekta efekt.

Finalnie prace zakończyliśmy w terminie, a ich efekt możesz obejrzeć w galerii poniżej.

Dlaczego wybrano nas na wykonawcę inwestycji?

Odpowiadając na powyższe pytanie, należy wymienić kilka czynników, które zadecydowały o przewadze naszej oferty nad konkurencją:

• Opracowaliśmy z Architektem Inwestora indywidualną i spójną aranżację biura, chętnie służąc wiedzą techniczną i podpowiadając optymalne rozwiązania.
• Nasze meble, jako jedyne na rynku posiadają specjalną doklejkę laserową. Zastosowanie tej technologii sprawia, że wszystkie krawędzie są tak zespolone z płytą, że łączenie jest całkowicie niewidoczne i trwałe nawet na takie zdarzenia jak wylanie kawy czy herbaty. Ponadto zastosowane meble wyposażone są w systemy „cichego biura” pozwalające na komfortową pracę zespołu.
• Przedstawiliśmy rozwiązanie w postaci rozsuwanych blatów przy stanowiskach roboczych, które ułatwiają dostęp do poziomych kanałów kablowych (Inwestor ma bardzo rozbudowaną sieć połączeń informatycznych).
• Jeszcze na etapie projektowania, potrafiliśmy rozwiązać problem słupów konstrukcyjnych wchodzących w przestrzeń open space. Dzięki temu Architekt mógł optymalnie zaplanować całą przestrzeń biura.
• Zaproponowaliśmy rozwiania modułowe bo wiemy, że zmieniają się potrzeby klientów i metody ich pracy. Nasze meble w prosty sposób można do nich dostosować, dodając kolejne elementy, tj. przegrody między biurka, czy systemy pozwalające na łatwe porządkowanie dokumentów. Jednym z nich jest np. osobisty segregator do szuflad kontenerów, który pozwala na zastąpienie tradycyjnych kuwet stawianych na blacie zabierających dużo miejsca. Dzięki segregatorowi, blaty mogą być mniejsze, a to z kolei pozwala na ustawienie większej ilości biurek na tej samej powierzchni podłogi.
• Od pierwszego kontaktu i samego początku współpracy, daliśmy się poznać jako rzetelni i solidni wykonawcy. Zaoferowaliśmy mockup biura, dostarczając meble do testów własnym transportem. Potwierdziliśmy swoje doświadczenie i umiejętności podczas realizacji powierzchni biurowej dla 20 osób w Łodzi, która poprzedziła główne zlecenie.
• Pokazaliśmy umiejętność sprawnego radzenia sobie z trudnymi sytuacjami, projektując nowy standard kanałów kablowych dla Klienta.

Podsumowanie

Opisana realizacja wnętrz biurowych była bardzo ciekawa pod względem architektonicznym, funkcjonalnym i wizualnym. Ponadto prowadzona była w wyjątkowym obiekcie – biurowiec Eurocentrum jest jednym z najnowocześniejszych budynków oddanych w 2014 roku w Polsce; spełnia m.in. wysokie normy ekologiczne, czego dowodem jest Certyfikat Leed na poziomie Gold.

W czasie prac sprawnie stawiliśmy czoła trudnościom, a było ich kilka, i nie były to przypadki łatwe.

Inwestor, podobnie jak Architekt pracujący na jego zlecenie, przyjął z bardzo dużym zadowoleniem efekt naszych działań. Praca nad opisaną realizacją dała nam dużo satysfakcji. Jesteśmy przekonani, że jej efekt będzie doskonałą wizytówką dla naszego Klienta.